mai 09, 202409 mai 2024
L’Ombudsman a enquêté sur une réunion à huis clos tenue par le Conseil de la Municipalité de Temagami le 20 juin 2023. L’Ombudsman a constaté que même si le Conseil avait préparé le procès-verbal de la réunion, celui-ci n’avait jamais été publié. Il a fait observer, à titre de pratique exemplaire, qu’un procès-verbal devrait être mis à la disposition du public pour améliorer la responsabilisation et la transparence.
novembre 21, 202321 novembre 2023
L’Ombudsman a enquêté sur une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton le 6 février 2019. Même si l’Ombudsman a conclu que le sujet discuté répondait aux critères des exceptions prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités, il a établi que le procès-verbal ne rendait pas compte de la teneur de la discussion. Il n’y avait pas non plus d’enregistrement audio ni vidéo de la séance à huis clos.
Les personnes qui étaient présentes à la réunion que nous avons interviewées ne pouvaient nous fournir de détails sur la discussion tenue à huis clos et leurs comptes rendus ne concordaient pas toujours. Comme pratique exemplaire, l’Ombudsman a recommandé au Comité de s’assurer que ses procès-verbaux rendent compte fidèlement des discussions à huis clos, notamment en offrant une description des questions de fond et de procédure discutées. En outre, l’Ombudsman a encouragé le Comité à adopter la pratique exemplaire consistant à faire un enregistrement audio ou vidéo de toutes ses délibérations, y compris à huis clos, pour s’assurer que le compte rendu est exact.
mai 19, 202319 mai 2023
Une commission aéroportuaire a tenu plusieurs réunions à huis clos pour lesquelles elle n’a pas dressé de procès-verbal ou n’a pas consigné ses délibérations de façon exacte et exhaustive dans ses procès-verbaux. L’Ombudsman a souligné que si le procès-verbal n’est pas censé être une transcription littérale des délibérations, il doit tout de même faire état de la teneur de tous les sujets discutés. L’Ombudsman recommande aussi de faire un enregistrement audio ou vidéo de toutes les séances publiques et à huis clos pour assurer l’exhaustivité de ses dossiers.
mars 20, 202320 mars 2023
L’Ombudsman a enquêté sur une réunion extraordinaire tenue à huis clos par le Conseil de santé du Bureau de santé de Grey Bruce le 12 mai 2021 et sur une réunion tenue à huis clos par le Comité exécutif du Conseil le 10 mai 2021. Bien que l’Ombudsman ait déterminé que les sujets discutés lors des deux réunions relevaient des exceptions énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités, il a conclu que le Conseil de santé et le Comité exécutif avaient enfreint la Loi en omettant de faire un compte rendu de toutes les questions discutées à huis clos, dans le procès-verbal de réunion.
février 16, 202316 février 2023
L’Ombudsman a conclu qu’une séance de formation pour le conseil du Canton d’Emo au sujet de son nouveau format de budget, relevait de l’exception de l’éducation ou la formation relativement aux réunions publiques, car le conseil avait reçu alors une formation et la séance n’avait pas fait avancer de façon importante ses travaux ou sa prise de décision. Comme le conseil n’avait pas fait avancer de façon importante ses travaux ou sa prise de décision, la séance de formation n’était pas une réunion assujettie aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités et dans le règlement de procédure du Canton. Par conséquent, le Canton n’était pas tenu de communiquer un avis de cette séance de formation.
février 08, 202308 février 2023
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Comité d’examen des subventions municipales/Groupe de travail sur l’examen des subventions municipales de la Ville de Cornwall le 9 novembre et le 30 novembre 2021. Le Comité n’a pas dressé de procès-verbal séparé pour la partie publique et la partie à huis clos de chacune des réunions. L’Ombudsman a conclu que les procès-verbaux conservés ne contenaient que des renseignements limités, et n’avaient pas inclus le contenu ou la nature des discussions du Comité. L’Ombudsman a recommandé que le Comité veille à conserver des procès-verbaux des séances publiques et des séances à huis clos des réunions, et s’assure que les comptes rendus des réunions sont complets et exacts sur tous les points de fond et de procédure qui sont discutés.
mai 20, 202220 mai 2022
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de quatre réunions tenues par le Comité exécutif du Comté de Bruce le 21 septembre 2017, le 2 août et le 6 septembre 2018, et le 10 janvier 2019. L’Ombudsman a conclu que les procès-verbaux des réunions du Comité ne donnaient pas une description complète des sujets discutés à huis clos. Pour plusieurs de ces réunions, l’Ombudsman a observé que la plus grande partie du contenu du procès-verbal avait été copiée textuellement à partir de rapports du personnel, et il n’était pas clair dans quelle mesure cela reflétait le contenu de la discussion à huis clos du Comité. Par conséquent il était difficile de déterminer, à partir des comptes rendus des réunions, les sujets qui avaient été discutés en réunion. Lors de nos entrevues, les personnes présentes aux réunions n’ont pas pu se souvenir des discussions. L’Ombudsman a reconnu que le Comité avait modifié un certain nombre de ses pratiques de réunions depuis les réunions en question et il a recommandé au Comité de rester vigilant et de veiller à conserver un compte rendu complet et exact des questions de fond et de procédure discutées lors des réunions à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé au Comité de faire des enregistrements audio ou vidéo de toutes les procédures, incluant les réunions à huis clos, afin d’en conserver un compte rendu exact.
septembre 04, 202104 septembre 2021
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le conseil du Canton de Lanark Highlands avait enfreint les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités en matière de réunions publiques le 22 septembre 2020. Au cours de son enquête, l’Ombudsman a constaté que le procès-verbal ne mentionnait pas les points de la discussion qui permettaient un examen à huis clos. L’Ombudsman a recommandé, à titre de pratique exemplaire, que le Canton s’assure que les procès-verbaux de ses réunions reflètent les discussions du conseil pour toutes les questions de fond, et veille à faire des enregistrements des séances à huis clos.
juillet 14, 202114 juillet 2021
L’Ombudsman a conclu que le Canton avait omis d’inclure aux procès-verbaux des renseignements sur les sujets discutés, incluant les résolutions qui avaient fait l’objet d’un vote mais n’avaient pas été adoptées. Les procès-verbaux se limitaient à une liste de résolutions adoptées par le conseil. L’Ombudsman a recommandé que, à titre de pratique exemplaire, le Canton améliore ses méthodes de rédaction des procès-verbaux de réunions. Bien que les procès-verbaux ne soient pas censés être une transcription littérale, ils devraient consigner les sujets de fond et de procédure discutés et inclure toutes les résolutions examinées, y compris celles qui ne sont pas adoptées. Les procès-verbaux qui ne reflètent pas l’intégralité des questions et des sujets discutés, ainsi que des décisions prises, au cours d’une réunion du conseil ne constituent pas le compte rendu exact requis pour protéger la municipalité, au cas où la réunion ferait l’objet d’une enquête ou d’un litige. De plus, un procès-verbal incomplet prive les responsables municipaux(ales) d’un document qu’ils(elles) pourraient consulter par la suite pour comprendre comment une question a été examinée, ou une décision prise.
janvier 28, 202128 janvier 2021
L’Ombudsman a enquêté sur les méthodes de réunions du SAC du Grand Napanee. L’Ombudsman a eu des difficultés à obtenir des copies des ordres du jour et des procès-verbaux des réunions tenues par le conseil du SAC entre mars et juin 2020. L’Ombudsman a noté que, à titre de pratique exemplaire, le conseil du SAC devrait veiller à ce que tous les procès-verbaux de ses réunions soient consultables par le personnel et les membres du conseil, ainsi que par le public, à des fins d’examen.
septembre 25, 202025 septembre 2020
L’Ombudsman a conclu que le Canton de Sables-Spanish Rivers avait omis d’enregistrer d’importants renseignements à propos de la réunion, dont le lieu, l’heure de la fin de la réunion, et l’heure du début et de la fin de la séance à huis clos. Les procès-verbaux ne donnaient pas de description complète des sujets discutés à huis clos et en public. Ils se résumaient presque entièrement à une liste des résolutions adoptées. Par conséquent, les comptes rendus de réunion ne permettaient pas de déterminer quels sujets avaient été abordés en réunion, et à quel moment. Les témoins que nous avons interrogés avaient gardé des souvenirs contradictoires des discussions. L’Ombudsman a recommandé au Canton d’améliorer ses procès-verbaux, et de faire des enregistrements audio ou vidéo des réunions à huis clos, afin de conserver des comptes rendus exacts des délibérations.
juin 29, 201829 juin 2018
L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Front of Yonge. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la réunion n’avait pas inclus la discussion du conseil sur les bacs de recyclage. La municipalité a pour habitude de consigner uniquement les motions et les votes officiels du conseil dans ses procès-verbaux. L’Ombudsman a souligné que, pour conserver des comptes rendus complets et exacts, toutes les questions de fond et de procédure discutées en réunion devraient être enregistrées.
avril 18, 201818 avril 2018
L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Tehkummah. Durant la séance à huis clos, le greffier a quitté la salle de réunion et aucun procès-verbal de la séance à huis clos n’a été dressé. L’Ombudsman a conclu que la municipalité ne s’était pas acquittée de son obligation légale de consigner les délibérations du conseil. L’Ombudsman a recommandé que le Canton veille à conserver un procès-verbal des séances publiques et des séances à huis clos pour toutes les réunions du conseil municipal, des conseils locaux et des comités. L’Ombudsman a aussi recommandé que les comptes rendus de réunions soient complets et reflètent avec exactitude toutes les questions de fond et de procédure qui ont été discutées, et il a préconisé de faire des enregistrements audio et/ou vidéo des réunions.
janvier 04, 201804 janvier 2018
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Lanark Highlands pour discuter d'un certain nombre de points. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la discussion à huis clos était beaucoup trop bref et énumérait simplement les sujets de la discussion. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité améliore ses pratiques de comptes rendus et veille à ce que le procès-verbal indique le lieu de la réunion, l’heure du début et de la fin de la réunion, les présences, une description détaillée des questions de fond et de procédure examinées, et tous les votes qui ont eu lieu.
juin 16, 201716 juin 2017
L’Ombudsman a examiné cinq réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Tehkummah. L’Ombudsman a cerné plusieurs pratiques exemplaires pour renforcer la responsabilisation et la transparence des réunions du conseil. L’Ombudsman a souligné que, grâce à des procès-verbaux complets et exacts des réunions à huis clos, les membres du public ont l’assurance que les questions traitées en réunion fermée au public se prêtaient à des discussions à huis clos, et que les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités et du règlement de procédure ont été respectées. De même, la tenue de procès-verbaux complets des réunions publiques du conseil permet aux membres du public qui n’ont pas pu assister à ces réunions de comprendre comment et pourquoi le conseil a pris certaines décisions.
mai 12, 201712 mai 2017
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Niagara Falls pour discuter à huis clos de la vente d’un bien-fonds. La Ville fait des enregistrements audio de ses réunions à huis clos. Le procès-verbal de la séance à huis clos de cette réunion ne reflétait ni la discussion du conseil, ni ses résolutions. L’Ombudsman a souligné que les enregistrements audio ne devraient pas remplacer les documents écrits exigés par la Loi de 2001 sur les municipalités. Alors qu'un enregistrement audio peut fournir un compte rendu des discussions à huis clos, l’enregistrement audio de cette séance à huis clos était de mauvaise qualité si bien qu'il était difficile d’entendre toutes les déclarations et de les attribuer à certaines personnes en particulier.
avril 03, 201703 avril 2017
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Conseil de gestion de la Zone d’amélioration commerciale (ZAC) de Ridgeway, dans la Ville de Fort Erie, pour discuter de la conduite d’un employé de la ZAC. Ce n’est que plusieurs semaines après la réunion qu’un membre du conseil a dressé un procès-verbal. L’Ombudsman a recommandé que, pour garantir un compte rendu exact des délibérations, le procès-verbal soit consigné durant la réunion à huis clos.
janvier 23, 201723 janvier 2017
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Timmins pour discuter des célébrations du 150e anniversaire du Canada dans la municipalité. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance à huis clos n’avait pas clairement fait état du point discuté, du vote qui avait eu lieu à huis clos et de son résultat. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que tous ses votes à huis clos se déroulent dans le respect de la Loi de 2001 sur les municipalités, et notamment qu’ils soient consignés correctement dans le procès-verbal.
janvier 23, 201723 janvier 2017
L'Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Timmins pour discuter du processus de recrutement en vue de remplacer le directeur général (DG) qui prenait sa retraite. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance à huis clos n’avait pas clairement fait état du point discuté, du vote qui avait eu lieu à huis clos et du résultat du huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil veille à ce que tous ses votes à huis clos se déroulent dans le respect de la Loi de 2001 sur les municipalités, et notamment qu’ils soient consignés correctement dans le procès-verbal.
janvier 20, 201720 janvier 2017
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville du Grand Sudbury pour discuter d’une enquête sur un contrat entre la Ville et un kiosque de vente de billets pour les transports en commun. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance à huis clos ne donnait aucun renseignement précis sur les discussions qui avaient eu lieu. L’Ombudsman a précisé que les municipalités doivent consigner, sans remarque, toutes les résolutions, décisions et autres délibérations aussi bien pour les réunions publiques que pour les réunions à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que la Ville fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses réunions à huis clos.
décembre 29, 201629 décembre 2016
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par la Niagara District Airport Commission pour discuter de redevances aéroportuaires. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par la Commission n’avait pas cité l’exception invoquée pour se retirer à huis clos. La résolution n’avait pas été lue à voix haute et les membres de la Commission n’avaient pas obtenu d’ébauche de la résolution avant de voter pour se retirer à huis clos. De plus, alors que la nature générale de la question à examiner avait été indiquée oralement lors de la réunion, la résolution officielle consignée par écrit ne comprenait pas ce renseignement. L’Ombudsman a recommandé à la Commission de lire à voix haute la résolution officielle avant de se retirer à huis clos et d’inclure à cette résolution des renseignements sur la question à examiner lors du huis clos.
novembre 23, 201523 novembre 2015
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance publique du Comité faisait uniquement état des résolutions adoptées par le Comité. L’Ombudsman a aussi conclu que le Comité avait exclu la greffière durant le procès-verbal du huis clos et n’avait pas pris de notes officielles de cette partie de la réunion. L’Ombudsman a déterminé qu'en raison de ces pratiques de la municipalité, la teneur des discussions du Comité n’était pas adéquatement consignée. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à dresser des procès-verbaux de toutes les réunions du conseil, des conseils locaux et des comités, aussi bien pour les séances publiques que pour les séances à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que les comptes rendus des réunions soient complets et reflètent avec exactitude toutes les questions de fond et de procédure discutées, et il a préconisé à la municipalité de faire des enregistrements audio et/ou vidéo. Enfin, l’Ombudsman a déterminé que, si la greffière du Comité délègue ses responsabilités de rédaction du procès-verbal, et si la greffière n’assiste pas à la réunion, la délégation de pouvoir devrait se faire officiellement par écrit.
octobre 28, 201528 octobre 2015
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Village de Burk’s Falls et le conseil du Canton d’Armour pour discuter d’un regroupement. L’Ombudsman a constaté que, même si chacune des deux municipalités avait dressé un procès-verbal du huis clos, ni l’une ni l’autre n’avait fait de procès-verbal de la séance publique. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités veillent à conserver un compte rendu complet de toutes les réunions, et surtout de toute décision prise durant une réunion, peu importe sa forme. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités fassent des enregistrements audio et/ou vidéo des séances à huis clos.
octobre 28, 201528 octobre 2015
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Village de Burk’s Falls et le conseil du Canton d’Armour pour discuter d’un regroupement. L’Ombudsman a constaté que, même si chacune des deux municipalités avait dressé un procès-verbal du huis clos, ni l’une ni l’autre n’avait fait de procès-verbal de la séance publique. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités veillent à conserver un compte rendu complet de toutes les réunions, et surtout de toute décision prise durant une réunion, peu importe sa forme. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités fassent des enregistrements audio et/ou vidéo des séances à huis clos.
août 10, 201510 août 2015
L’Ombudsman a examiné un certain nombre de réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Woolwich. L’Ombudsman a découvert que dans certains cas le compte rendu de la réunion à huis clos ne reflétait pas la teneur réelle de la discussion. L’Ombudsman a recommandé que les procès-verbaux de réunions reflètent avec exactitude toutes les questions de forme et de procédure qui ont été discutées. L’Ombudsman a aussi préconisé que le conseil fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses séances à huis clos.
juillet 08, 201508 juillet 2015
L’Ombudsman a examiné un certain nombre de réunions à huis clos tenues par le Canton de Chamberlain. L’Ombudsman a conclu que les comptes rendus de certaines réunions n’étaient pas disponibles, et que ceux qui l'étaient manquaient de détails ou ne reflétaient pas la teneur des discussions. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à conserver des comptes rendus complets et exacts de toutes les réunions, et que ces comptes rendus reflètent toutes les questions de fond et de procédure discutées. L’Ombudsman a aussi préconisé que le conseil fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses séances à huis clos.
juin 24, 201524 juin 2015
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par la Municipalité de Magnetawan. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion ne donnait aucun renseignement sur la teneur de la discussion du conseil. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que les procès-verbaux de ses réunions soient complets et exacts et reflètent toutes les questions de fond et de procédure qui ont été discutées. L’Ombudsman a aussi préconisé que le conseil fasse des enregistrements audio de ses discussions.
avril 22, 201522 avril 2015
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion n’avait donné aucun renseignement sur les discussions à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil conserve des comptes rendus complets, détaillés et exacts de toutes les questions discutées durant les réunions à huis clos, et qu’il fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses réunions à huis clos.
mars 18, 201518 mars 2015
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Bracebridge. L’Ombudsman a conclu que les procès-verbaux faisaient uniquement état des résolutions considérées durant les séances à huis clos, mais ne reflétaient pas la teneur des discussions. L’Ombudsman a recommandé que le conseil veille à ce que les procès-verbaux des réunions à huis clos reflètent la teneur réelle des discussions et que le conseil fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses séances à huis clos.
mars 02, 201502 mars 2015
L’Ombudsman a examiné sept réunions à huis clos tenues par le conseil de la Municipalité de South Huron. L’Ombudsman a conclu que, pour plusieurs de ces réunions, les procès-verbaux manquaient de renseignements. Ainsi, dans le cas d’une réunion, le procès-verbal ne donnait aucun renseignement sur les discussions qui avaient eu lieu. Dans un autre cas, le procès-verbal ne consignait pas tous les sujets de la discussion tenue à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à conserver des procès-verbaux complets et exacts qui reflètent toutes les questions de fond et de procédure discutées. De plus, l’Ombudsman a préconisé que la municipalité instaure un processus d’enregistrement audio de ses séances à huis clos.
décembre 09, 201409 décembre 2014
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Baldwin pour discuter des qualifications de candidats individuels et identifiables au poste de contremaître des travaux municipaux. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion ne permettait pas de déterminer si toutes les discussions tenues à huis clos avaient été consignées dans le procès-verbal. L’Ombudsman a recommandé que le conseil du Canton conserve des procès-verbaux complets et exacts des réunions et envisage de faire des enregistrements audio de ses réunions à huis clos.
janvier 11, 201111 janvier 2011
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le Comité spécial du patrimoine de la Ville de Mattawa. L’Ombudsman a souligné que la municipalité n’avait pas conservé de compte rendu officiel de deux réunions. Il a recommandé que la municipalité veille à conserver un compte rendu adéquat des séances à huis clos, conformément aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités.
juillet 07, 201007 juillet 2010
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de South Bruce Peninsula pour discuter du processus d’embauche du personnel. Après avoir mené une enquête, l’Ombudsman a décelé plusieurs infractions aux procédures, y compris des problèmes dans la tenue des comptes rendus des séances à huis clos. L’Ombudsman a conclu que, bien que les résolutions et les décisions aient été notées dans le procès-verbal, la municipalité n’avait pas conservé de compte rendu complet et exact de ses discussions à huis.